当事務所の仕事と介護の両立に関する取組

投稿日:2016/06/08 最終更新日:2017/02/17

当事務所では、仕事と介護の両立に関する取組として「介護休暇を時間単位で取得可能にする。(平成28年より実施)」ようにしております。

厚労省のHPより抜粋
親や家族などの介護のために、やむを得ず仕事を辞める介護離職が増加しています。介護に直面する労働者は、企業において中核的な人材として活躍している場合も少なくありません。仕事と介護を両立できる職場環境の整備を図り、こうした人材の離職を防止することは、企業の持続的な発展にとって重要な課題となっています。
このような状況下で、厚生労働省は、企業が介護離職を未然に防止するため、仕事と介護を両立できる職場環境の整備促進に取り組むことを示すシンボルマークを作成し、仕事と介護を両立しやすい職場環境の取組への関心及び認知度を高め、介護離職を防止するための取組に向けた社会的気運の醸成を図っていきます。

団塊世代が70歳台~80歳になってくる数年後、介護での離職(又は仕事の制限)が社会問題となってきます。
なんとか少しずつでも介護に関する理解をすすめ、よりよい職場環境にしていきたいと思います。

厚生労働省の仕事と介護の取組みマスコット トモニン
仕事と介護の両立支援

会社内の安全管理対策

投稿日:2015/06/12 

特定個人情報取扱規程(マイナンバー取扱規程)の中で、安全管理にも触れていくわけですが、それでは、具体的な社内の安全管理対策はどのようなものが必要になるのでしょうか?

物理的な安全管理対策

国の定めているガイドラインですと、ICカードやナンバーキー、入退室の管理が必要などいろいろ記載があります。

しかし、現実的に中小企業がそこまで対策ができるでしょうか?

現在、入居しているビルがそうであればいいのですが、賃貸の場合、外部ドアのナンバーキーや警備会社なども勝手に設置できるものではありません。

具体的に実現できるものを定める必要があります。

安全管理措置は大きく4つにわかれます。

組織的安全管理措置

事務取扱者の選定、組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用など。要は責任者と手順などを定めてていくことです。

人的安全管理措置

事務取扱担当者の監督や教育など

物理的安全管理措置

社内に立ち入り禁止の区域を(スペース)を定め、個人情報管理者として定めた者以外の立ち入りを禁じる

パソコン画面が背後から見えないように、席の配置を考える

マイナンバー等個人情報の資料は鍵付きのキャビネットに入れる。持ち出しについてもルールを定める

技術的安全管理措置

個人情報の入ったパソコンはアクセス制限、ユーザーID、パスワード、セキュリティソフト等で管理

以上のようなことが、現実的な会社内での対策になると思われます。

特定個人情報取扱規程(マイナンバー取扱規程)の作成

投稿日:2015/06/12 

従業員数100名以上の企業は、特定個人情報取扱規程(マイナンバー)を作成する必要があります。

特に漏洩の恐れのあるマイナンバーに関して、次のような段階別の管理方法・運用方法・責任者等を定めていく必要があります。

特定個人情報取扱規程で定めるもの

取得する段階

例:紙でもらうとかです。社内で実現できる具体的なものになります。イントラネットなどないのに、イントラネットでパスワードかけて提供するとかは無理ですから。

利用を行う段階

保存する段階

提供を行う段階

削除・廃棄を行う段階

上記の5つの段階にわけて記載していきます。破棄の方法とかも具体的にです(目の細かいシュレッダーとか)

従来の個人情報取扱規程があれば、それを改正してもかまいません。

マイナンバー管理の規程でなく、個人情報取扱のための社内規定にマイナンバー部分を強調していくと考えるとわかりやすいと思います。

マイナンバー基本方針の定め

投稿日:2015/06/12 

自社のマイナンバー取扱い基本方針

基本方針とは、自社における特定個人情報の取扱いに関しての安全性確保を図るため、対応方針を明確にするものです。

企業の規模を問わず策定する必要がありますが、既存の個人情報保護方針がある場合、その改正でもかまいません。

また、労基署に届け出たり、公開したりする義務はありませんが、社内では周知徹底することが大事です。

基本方針の内容

基本方針に内容は法律的に決まっているわけではありませんが、ガイドラインに次のようなもの例示として定められています。

事業者の名称

関係法令・ガイドライン等の順守

安全管理措置に関する事情の内容

社内の質問及び苦情処理の窓口等

マイナンバーを従業員等から収集するタイミング

投稿日:2015/06/11 最終更新日:2015/06/12

従業員等にマイナンバーの提供を求めるのは、その事務関係が発生するとき(法律的には、番号法に定める個人番号関係事務)が基本です。要するに入退社時などが原則となります。

しかし、初年度は混乱を防ぐため例外があります。

マイナンバー施行前

要するに2015年12月31日までは、10月以降通知があればマイナンバーの提供してもらうのは問題ありません。

実務的には、年末調整の資料回収などと一緒にマイナンバーを回収するのが現実的だと思います。

新入社員(内定者)

2016年以降の新入社員。内定で入社が決まった段階から提供を求めることができると解されます。内定通知とか労働条件通知書の交付など、働くのが確実になった段階でしょうね。

派遣労働者

これも内定者と同じですが、派遣登録の段階では提供は難しいと思います。

具体的な仕事(労働条件が決まった)が決まった段階での提供を受ける形ですが、面接時など眼の前にいらっしゃるわけですから、免許証など本人確認しやすい形になります。

ですので、その段階で具体的なお仕事などが、ほぼ決まっている場合、提供を受けれるという考えもあります。

 

マイナンバーの破棄

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/12

廃棄する義務

マイナンバー関係の事務を処理する必要がなくなった場合、所管法令の保存期間を経過した場合(7年など)、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

ただし、マイナンバー部分を完全にマスキング又は削除すれば、そのまま保管を継続できます。

廃棄のタイミング

期末や年度末など、各企業に任せられていますが、できるだけ速やかになります。

 

出向や転籍の場合とマイナンバー収集

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/11

出向・転籍先の事業者にマイナンバーを提供することや、出向・転籍元の事業者から取得することは、違反となります。

出向・転籍先の事業者が、直接本人から提供を受ける必要があります。

マイナンバー税、社会保障、災害時のみに提供できますが、出向・転籍は入っていないのです。

ただし、従業員本人が、共有のデータベースに入っているデータ(勿論データは会社ごとで他の会社は見れない)を、本人の意志に基づく操作によって出向先に自分の特定個人情報を移動させる方法を取れば違反になりません。会社が勝手に移すのは駄目だと言うことです。

マイナンバーを利用する際の注意点

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/12

原則として、利用目的以外に利用することは禁止

マイナンバーを利用できるのは、通常は税と社会保険の分野のみです。

人の同意があったとしても、定められた利用目的以外の利用はできません。

ここは個人情報保護法とは違いますので、注意してください。

例外的に利用が認められる場合

  1. 人の生命・身体又は財産の保護のため
  2. 激震災害発生時等、金融機関が金銭の支払をするため

利用目的の変更を本人に通知することで利用できる場合

当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内は認められます。

例えば、雇用保険の手続きを行うため収集したマイナンバーを社会保険の手続きに使ったり、給与所得の源泉徴収票作成に利用する場合などです。

 

マイナンバーを従業員から収集・保管する際の注意点

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/12

マイナンバーは2015年10月から各世帯に送られてきますので、企業はこの段階から収集は可能となります。現実的には、年末調整の段階での収集がほとんどかとおもわれます。

会社は従業員等からマイナンバーを収集する必要があります。

提供を求める

会社は本人等へマイナンバーの提供を求めることができます。もしも、こばまれた場合、強制はできませんが雇用や給与支払の手続きで必要ということで説得してください。それでも拒まれたら、各役所に相談となります。

提供を求める時期

手続きごとの必要時にもらうことが原則ですが、例えば年末調整のため事前に受け取ることはできます。新入社員の場合、入社時や内定通知の段階となります。

マイナンバーを収集する場合の注意事項

※収集とは集める意志をもって自己の占有に置くことをいいます。

下のものなどは全て収集にあたります。

  1. マイナンバーを記載したメモを受け取ること
  2. 聞き取ったマイナンバーをメモすることやノートに書き写すこと
  3. パソコンに入力した番号をプリントアウトすること

事務担当者は、その担当する個人番号関係事務以外の目的(要するに税金申告や社会保険申請など)で、他の従業員等のマイナンバーを収集することはできない。

上司などが取り扱うときの注意点

マイナンバーを上司に提出しその上司が本人確認をします。その後、当該上司が取りまとめて経理に渡す場合などが多くあるとおもいます。

その際、上司はマイナンバーを手元に残してはなりません。そのまま経理に受け渡す必要があります。

マイナンバーの保管・保存義務等も法律で決められています。

保管

取得したマイナンバーは、マイナンバー法で規定された事務に使う場合に限って、保管し続けることができます。

例外:親が子供の番号を保管するなど、同一世帯の家族の場合等は除く。

雇用している場合など継続した利用を行う場合

雇用契約をしている等で継続的な関係がある場合、継続的な保管は可能となります。住所変更のたびに本人から提供を受けるのは現実的ではありません。

従業員の家族のマイナンバー取得の注意点

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

従業員の扶養家族のマインバー取得について

従業員の扶養家族(例:専業主婦の奥さん)の本人確認を会社が行う必要があるかどうかは、各制度の中で扶養家族のマイナンバーを提供することが誰に義務づけられているのかによって異なります。

税の年末調整

例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。

この場合、事業主が扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

社会保険の第3号被保険者

一方、国民年金の第3号被保険者の届出では、従業員の配偶者(第3号被保険者)本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。

通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。

原則通りですと、従業員と配偶者の関係を示す戸籍謄本と従業員・本人の個人番号カードなどを確認する形です。

なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられますが、この辺りはもう少し実務的なやり方が出てくるとおもいます。

ページトップへ戻る