出社できない場合、家族などからのマイナンバーの提供

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

長期療養中などで、出社できない従業員などの場合家族(代理人)からマイナンバーの提供を受けることになります。

この場合、代理人 と 本人両方の厳格な確認が必要となります。

代理人からのマイナンバーの提供

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、①代理権 ②代理人の身元 ③本人の番号の3つを確認する必要があります。

原則として、以下の3つの手続きとなります。
① 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状

② 代理人の身元の確認は、代理人の個人番号カード、運転免許証など

③ 本人の番号確認は、本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された住民票の写しなど

代理人及び本人の個人番号で確認を行いますが、これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められます。

マイナンバーの取得時に必要な番号確認・身元確認

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的(税金や健康保険・年金等の手続き内容を具体的に)を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行う必要があります。

本人確認の方法

番号確認と身元確認の2つが必要となります。

マイナンバーを取得する際、正しい番号であることの確認(番号確認)と、現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要となります。

原則としての確認方法
① 個人番号カード→通知カードが届いた後、本人が役所で発行することが必要(1枚で可。番号確認と身元確認の両方ができます)

② 通知カード 役所から最初に送られてくるもの(番号確認)と運転免許証などが必要(身元確認)

③ 個人番号の記載された住民票の写し※など(番号確認)と、運転免許証など(身元確認)

のいずれかの方法で確認する必要があります。

※住民票にもマイナンバーは記載されます。

 

雇用関係にある場合の本人確認

雇用関係(従業員)で、本人に相違ないことが明らかに判断できる(普通は、新入社員以外わかると思います)と個人番号利用事務実施者(会社)が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます(ただし、雇用中でも、初回のみは本人確認を行う必要があるという意見ありー確認中)

 

また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります(提示等してもらう必要があります)

内定時のマイナンバー取得

明確な規定はありませんが、雇用契約の締結時や内定通知を出す段階でマイナンバーの提供を求めることができると解されます。

 

会社内でマイナンバーを利用する者

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

個人番号関係事務実施者

2つの言葉は覚えておく必要があります。

1、個人番号利用事務実施者・・・業務でマイナンバーを利用 主として行政機関

2、個人番号関係事務実施者・・・補助的にマインバーを取り扱う者 主として民間企業(会社など)

関係事務 という文言は関係者ととらえておけばよろしいかとお思います。通常、従業員を雇用している会社やその番号で手続きを行う税理士・社会保険労務士などを言います。

マイナンバーを利用する主なもの

会社内でマイナンバーを扱うと思われるところです。

1、経理 源泉徴収、特別徴収、社会保険料支払、法定調書

2、人事総務 雇用保険、社会保険関係の届出

3、営業 例:外注や委託先などで法定調書が必要な場合

注意)従業員とその家族だけでなく、外注や税理士、社会保険労務士など個人に対して支払いをする場合(つまり法定調書を作成するもの)は、全てマイナンバーが必要となります。

マイナンバー制度とは

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/10/07

マイナンバーの概要

従業員、外注の作業員、税理士、社労士等 給与や報酬を支払う者からマイナンバーを取得する必要があります。

マイナンバーは2015年10月から番号が通知され、2016年1月からその番号が利用開始となります。

国税 2016年~ 雇用保険 2016年~ 健康保険・厚生年金 2017年~

と手続きにより運用開始時期は異なります。

マイナンバーは平成27年10月から住民票の住所地に、世帯分まとめて簡易書留で郵送されます。
住民票があるかどうかなので、永住者なども対象です。

通知カード

これが「通知カード」と言われるもの。

その中にしばらくは無料の手続き用紙が入っておりますが、それが個人番号カードの発行用紙です。今のところ任意ですが、将来的には強制発行となるかも?

会社はその後、通知カードの番号を従業員及び扶養家族の分収集していく必要があります。そのときに本人身分確認等が必要となります。

ただ、番号カードそのものは、無くすと大変なので、社内で完全に取り扱いの担当者を決めて紙などに書き写し、金庫にしまうとかが一番間違いない気がしますが・・・。

パソコンだと流出の恐れもありますし。そのあたりのセキュリティ対策を各会社どうするかです。また事務所自体の人の出入りやセキュレティ会社を委託しているかなどです。

 

マイナンバー法とは

マイナンバーは、マイナンバー法により各個人に振られる番号ですが、基本的に個人番号と法人番号からなりたちます。

個人番号は住民票がある者(外国籍でも)に、2015年10月から市役所(区役所)から世帯ごとにまとめて簡易書留で送られてきます。住民票上の住所のため、書類を受け取れるようにしておく必要があります。

基本的に生涯変わりませんが、情報漏えい等必要がある場合、変更できます。

1、まず個人番号12ケタを通知カードで付与→その後、希望者は個人番号カードを発行できます(現在、発行は本人の任意)

2、法人番号13ケタ(法人に対しても登記番号を元に番号が付与されます)

利用範囲

マイナンバーの利用範囲は決まっております。以下の3つです。

  1. 社会保障(年金や健康保険)
  2. 税(税金の支払)
  3. 防災(大震災の場合の身元確認等)

歩合給制でも残業代は必要です

投稿日:2015/04/23 

歩合給でも残業代の支払は必要と言ったら驚かれますか?

いわゆる出来高制、インセンティブ、フルコミッション制のこと。
不動産会社などの営業マン(ウーマン)やタクシー運転手などが典型といえるでしょう。私も不動産会社時代は・・・まぁいいです。

ちなみに、完全に営業歩合のみ(いわゆる完全歩合制)は違法です(外注ならOK。この場合時間拘束をしては駄目ですが)。
売れなければ給与ゼロ!だと言っても、まず働いた時間(稼動した時間)に対して、最低時給分の給与は支払う必要があります。

1日8時間、月22日稼動したら労働時間は月176時間。東京都の最低時給は888円(平成27年)ですから、156,288円/月の最低給与支払は必要となります。

歩合給の部分も残業代は必要

そして歩合制で働く労働者も、法定労働時間を超えて労働すれば、残業代の支払いは必要です。
わかりやすく、先ほどの労働時間で 160,000円/月の固定給与に、プラスして歩合200,000円だったとして、残業を20時間やったとします。

【固定部分】

160,000円/176時間/月×1.25倍×20時間=22,727円が残業代です。

それプラスして歩合分の残業手当は
200,000円/(176+20時間)×0.25倍×20時間=5,102円

つまり、歩合給部分の時給単価を出して、0.25倍の割増をかけると考えるとわかりやすいと思います。

休日手当、深夜手当も考え方は同様です。

ちなみに会社が、歩合給に残業代が含まれていると主張することがありますが、原則は無理です(歩合給に残業代分を含むが計算されて、その表示がない限り)

最高裁の判例にもなっておりますので注意する部分です(歩合給について)
高知県観光事件 最高裁 平成6.6.13 労判653号

ダラダラ残業

投稿日:2015/04/09 最終更新日:2015/04/23

従業員が勝手に残業をやっていた場合、会社が何も言わず放置すると残業代の支払が必要となる場合が多くなります。

ですので残業は事前許可制を徹底し、基本的に残業は認めないという姿勢が必要となります。
また、仕事が終わったら速やかに退社させることも徹底してください。

もし、タイムカード(及び類するもの)などで入退社を記録している会社であれば、タイムカードに打刻されたその時間が労働時間とみなされてしまうというケースが多るからです。

そんな馬鹿な?と思っても、従業員がタイムカードの時間が残業時間であると主張した場合、会社はそれを打ち崩すだけの反論と根拠を示す必要があります。

会社は実際の労働時間はタイムカードと違うと証明できるだけの証拠が必要になってしまうのです。でも、現実的に根拠は示せないと思います。日報とかメールとかかき集めてもどうかという感じですよね?

ですから、まず残業は事前許可制として、会社に居残っている場合は必ず帰社させる。
その旨を就業規則に記載して、実際の運用も徹底させるようにして下さい。

残業は事前許可制度を徹底すること

投稿日:2015/04/09 

残業時間が非常に多い場合、社内が慢性的に残業をするのが当たり前という雰囲気になっています。

当然、残業自体削減を考えなければいけないわけですが、仕事が終わってもダラダラと無駄な?話をしていて帰らない従業員はいませんか?また、しゃべりながら仕事をしているような、いわゆるダラダラ残業をしている従業員とか。

そのような残業をほおっておいてはいけません。

間違えてはいけないのは残業を指示するのはあくまでも会社であるということです。従業員が残業を勝手にやっていいわけではないのです。
そのようなダラダラ残業を無くすため、いや会社全体の残業の削減のため、残業は必ず事前に会社に申請して承認・許可をする体制にしましょう。そうすれば、ダラダラと居残ることなどなくなります。

残業する必要がある場合、必ず上司への事前の申請→承認(許可)を必要とすることとします。

残業をすることの事前の承認→終わった後、翌日残業の結果(成果)を提出→それにたいしての確認と承認

という流れを徹底していくと、ダラダラとした成果の少ない残業や単なる居残り残業を防ぐことができます。

必ず就業規則にも残業の事前許可制度を記載し、運用は徹底していくことです。

労働時間は1日8時間1週40時間

投稿日:2015/04/08 最終更新日:2016/06/09

1日の労働時間は8時間までという決まりがあります。

これはほぼ誰でも知っていると思います。 また1週間で40時間という決まりもあります(一部例外業種あり)。

以外に知っているけどよくわからない場合が多いですね。

つまり、 通常、土・日休みの会社で土曜日出勤した場合、休日出勤ではなく40時間を超えた場合は残業(×1.25倍)とみるのです(土曜日も法定休日にしている場合など例外もあります)。

祝日の扱い

ということは、週の途中で祝日が入った場合、出勤にしていても何の問題もありません。

だって土・日休みなわけですから週40時間も超えないし、大丈夫。

従業員の定着は別問題としてありますが。

飲食店・医院・動物病院など、お昼と夕方で営業(診療)がわかれる業態で多いのが10時~14時まで業務(4時間)、3時間休憩、17時~21時(4時間)という拘束時間がかなり長いのだけど、就業時間は8時間というパターンも問題はありません。

休憩時間は長いと駄目という決まりはありませんので(拘束を考えると一般的にはどんなに長くても3時間程度かなと思いますが)。

ただ、現実的に今は給与がいいよりも休みが多い方がよいという方がも多い。

ですので、ノー残業デーを作ってみるとか相違工夫は必要となります。

とにかく、労働時間は1日8時間、週40時間というのを意識すること。

その範囲は超えないようにしてください。月~金は1日7時間。土曜日は5時間の出勤という形でも問題ありません。

妊娠中及び育児中の給与と控除

投稿日:2015/03/25 最終更新日:2016/09/06

子供さんが1歳以降になって育児休業から復帰した後、育児の関係などで休んだ場合(又は遅刻・早退など)に、給与を支払う必要がないかという質問を受けます。

これはノーワーク、ノーペイで大丈夫です。

(さらに…)

有給休暇の時効は付与日から2年

投稿日:2015/03/25 最終更新日:2015/04/07

有給休暇は法律的に「付与日から2年以内」に限り繰り越せます。

付与日からです。この点間違いやすいのですよね。
付与日からなので繰り越せるのは「1年分」です。

Aさん  平成22年9月1日入社(2010年9月)
平成27年3月1日で 16日がつきます。

12日      →14日  →16日(今年付与の時点で2年前は時効)
3/1       3/1    3/1→ 一昨年分は2年たってしまう
2年前付与日  昨年

という形なので、平成27年3月2日以降使えるのは、法律的には昨年の14日(のあまり分)と今年新規の16日となります。

 

有給の繰越時効2年というのは「付与日」から2年なので、繰り越せるのは1年分(2年前の12日はそのとき時効になる)ということになります。

 

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