物理的な安全管理対策

国の定めているガイドラインですと、ＩＣカードやナンバーキー、入退室の管理が必要などいろいろ記載があります。 しかし、現実的に中小企業がそこまで対策ができるでしょうか？ 現在、入居しているビルがそうであればいいのですが、賃貸の場合、外部ドアのナンバーキーや警備会社なども勝手に設置できるものではありません。 具体的に実現できるものを定める必要があります。 安全管理措置は大きく４つにわかれます。

組織的安全管理措置

事務取扱者の選定、組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用など。要は責任者と手順などを定めてていくことです。

人的安全管理措置

事務取扱担当者の監督や教育など

物理的安全管理措置

社内に立ち入り禁止の区域を（スペース）を定め、個人情報管理者として定めた者以外の立ち入りを禁じる パソコン画面が背後から見えないように、席の配置を考える マイナンバー等個人情報の資料は鍵付きのキャビネットに入れる。持ち出しについてもルールを定める

技術的安全管理措置

個人情報の入ったパソコンはアクセス制限、ユーザーＩＤ、パスワード、セキュリティソフト等で管理 以上のようなことが、現実的な会社内での対策になると思われます。

平成30年5月から、雇用保険の届出等でマイナンバーの記載がないと、ハローワークで届出等が返戻されることになります。

詳細について、厚生労働省から「雇用保険業務等における社会保障・税番号制度の対応に係るＱ＆Ａ」が公開されました。

雇用保険の取り扱いＱ＆Ａ

Q13　従業員から個人番号の提供を拒否された場合、雇用保険手続についてどのような取扱いとなるのか。

（答）雇用保険手続の届出に当たって個人番号を記載することは、事業主においては法令で定められた義務であることをご理解いただいた上で、従業員に個人番号の提供を求めることとなります。

仮に提供を拒否された場合には、ハローワークが一定の確認等をした上で受理することとしています。
※個人番号の記載がないことのみをもって、ハローワークが雇用保険手続の届出を受理しないということはありません。

その場合であっても、法令上定められた届出期限内（注）での届出をお願いしています。

・雇用保険被保険者資格取得届：雇用した日の属する月の翌月10日まで

・雇用保険被保険者資格喪失届：離職日の翌々日から10日以内

Q14　従業員がすでに退職しており個人番号を取得することが困難であるが、この場合は、個人番号の記載は不要と解して良いか。

答）雇用保険手続の届出に個人番号を記載して届け出ることは法令で定め られた義務ですので、個人番号を記載した上での届出をしていただきますが、ハローワークが一定の確認等をした上で、受理することとしています。

Q15　従業員から個人番号の提供が受けられなかった場合は、どのように対応すればよいか。
答）個人番号の提供が受けられなかった場合は、提供を求めた記録等を保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

経過等の記録がなければ、個人番号の提供を受けていないのか、あるいは、提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。

一定の確認等

文中にある「一定の確認等」はどの程度のものになるのか、まだ具体的な内容が分かりません。

今後、情報はまたＵＰしていきたいと思います。

従業員、外注の作業員、税理士、社労士等　給与や報酬を支払う者からマイナンバーを取得する必要があります。

マイナンバーは2015年10月から番号が通知され、2016年１月からその番号が利用開始となります。

国税　2016年～　雇用保険　2016年～　健康保険・厚生年金　2017年～

と手続きにより運用開始時期は異なります。

マイナンバーは平成27年10月から住民票の住所地に、世帯分まとめて簡易書留で郵送されます。
住民票があるかどうかなので、永住者なども対象です。

通知カード

これが「通知カード」と言われるもの。

その中にしばらくは無料の手続き用紙が入っておりますが、それが個人番号カードの発行用紙です。今のところ任意ですが、将来的には強制発行となるかも？

会社はその後、通知カードの番号を従業員及び扶養家族の分収集していく必要があります。そのときに本人身分確認等が必要となります。

ただ、番号カードそのものは、無くすと大変なので、社内で完全に取り扱いの担当者を決めて紙などに書き写し、金庫にしまうとかが一番間違いない気がしますが・・・。

パソコンだと流出の恐れもありますし。そのあたりのセキュリティ対策を各会社どうするかです。また事務所自体の人の出入りやセキュレティ会社を委託しているかなどです。

マイナンバー法とは

マイナンバーは、マイナンバー法により各個人に振られる番号ですが、基本的に個人番号と法人番号からなりたちます。

個人番号は住民票がある者（外国籍でも）に、2015年10月から市役所（区役所）から世帯ごとにまとめて簡易書留で送られてきます。住民票上の住所のため、書類を受け取れるようにしておく必要があります。

基本的に生涯変わりませんが、情報漏えい等必要がある場合、変更できます。

１、まず個人番号12ケタを通知カードで付与→その後、希望者は個人番号カードを発行できます（現在、発行は本人の任意）

２、法人番号13ケタ（法人に対しても登記番号を元に番号が付与されます）

利用範囲

マイナンバーの利用範囲は決まっております。以下の３つです。

1. 社会保障（年金や健康保険）
2. 税（税金の支払）
3. 防災（大震災の場合の身元確認等）

特に漏洩の恐れのあるマイナンバーに関して、次のような段階別の管理方法・運用方法・責任者等を定めていく必要があります。

特定個人情報取扱規程で定めるもの

取得する段階

例：紙でもらうとかです。社内で実現できる具体的なものになります。イントラネットなどないのに、イントラネットでパスワードかけて提供するとかは無理ですから。

利用を行う段階

保存する段階

提供を行う段階

削除・廃棄を行う段階

上記の５つの段階にわけて記載していきます。破棄の方法とかも具体的にです（目の細かいシュレッダーとか）

従来の個人情報取扱規程があれば、それを改正してもかまいません。

マイナンバー管理の規程でなく、個人情報取扱のための社内規定にマイナンバー部分を強調していくと考えるとわかりやすいと思います。

基本方針とは、自社における特定個人情報の取扱いに関しての安全性確保を図るため、対応方針を明確にするものです。

企業の規模を問わず策定する必要がありますが、既存の個人情報保護方針がある場合、その改正でもかまいません。

また、労基署に届け出たり、公開したりする義務はありませんが、社内では周知徹底することが大事です。

基本方針の内容

基本方針に内容は法律的に決まっているわけではありませんが、ガイドラインに次のようなもの例示として定められています。

事業者の名称

関係法令・ガイドライン等の順守

安全管理措置に関する事情の内容

社内の質問及び苦情処理の窓口等

２つの言葉は覚えておく必要があります。

１、個人番号利用事務実施者・・・業務でマイナンバーを利用　主として行政機関

２、個人番号関係事務実施者・・・補助的にマインバーを取り扱う者　主として民間企業（会社など）

関係事務　という文言は関係者ととらえておけばよろしいかとお思います。通常、従業員を雇用している会社やその番号で手続きを行う税理士・社会保険労務士などを言います。

マイナンバーを利用する主なもの

会社内でマイナンバーを扱うと思われるところです。

１、経理　源泉徴収、特別徴収、社会保険料支払、法定調書

２、人事総務　雇用保険、社会保険関係の届出

３、営業　例：外注や委託先などで法定調書が必要な場合

注意）従業員とその家族だけでなく、外注や税理士、社会保険労務士など個人に対して支払いをする場合（つまり法定調書を作成するもの）は、全てマイナンバーが必要となります。

本人確認の方法

番号確認と身元確認の２つが必要となります。

マイナンバーを取得する際、正しい番号であることの確認（番号確認）と、現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要となります。

原則としての確認方法
① 個人番号カード→通知カードが届いた後、本人が役所で発行することが必要（１枚で可。番号確認と身元確認の両方ができます）

② 通知カード　役所から最初に送られてくるもの（番号確認）と運転免許証などが必要（身元確認）

③ 個人番号の記載された住民票の写し※など（番号確認）と、運転免許証など（身元確認）

のいずれかの方法で確認する必要があります。

※住民票にもマイナンバーは記載されます。

雇用関係にある場合の本人確認

雇用関係（従業員）で、本人に相違ないことが明らかに判断できる（普通は、新入社員以外わかると思います）と個人番号利用事務実施者（会社）が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます（ただし、雇用中でも、初回のみは本人確認を行う必要があるという意見ありー確認中）

また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります（提示等してもらう必要があります）

内定時のマイナンバー取得

明確な規定はありませんが、雇用契約の締結時や内定通知を出す段階でマイナンバーの提供を求めることができると解されます。

この場合、代理人　と　本人両方の厳格な確認が必要となります。

代理人からのマイナンバーの提供

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、①代理権　②代理人の身元　③本人の番号の３つを確認する必要があります。

原則として、以下の３つの手続きとなります。
① 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状

② 代理人の身元の確認は、代理人の個人番号カード、運転免許証など

③ 本人の番号確認は、本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された住民票の写しなど

代理人及び本人の個人番号で確認を行いますが、これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められます。

つまり、手続きのたびに番号を提出してもらって確認するのが原則です。

例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。

２回目以降の番号提供

ただし、２回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回にj従業員の本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません（つまり、会社は前に本人からもらっている番号を保管しておいて、再利用できるということ）。

また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認（免許証など）のための書類の提示は必要ありません。

→雇用関係であれば、前に通知を受けた個人番号をそのまま利用できるということです。

従業員の扶養家族（例：専業主婦の奥さん）の本人確認を会社が行う必要があるかどうかは、各制度の中で扶養家族のマイナンバーを提供することが誰に義務づけられているのかによって異なります。

税の年末調整

例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。

この場合、事業主が扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

社会保険の第３号被保険者

一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。

通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。

原則通りですと、従業員と配偶者の関係を示す戸籍謄本と従業員・本人の個人番号カードなどを確認する形です。

なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられますが、この辺りはもう少し実務的なやり方が出てくるとおもいます。