マイナンバーを従業員から収集・保管する際の注意点

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/12

マイナンバーは2015年10月から各世帯に送られてきますので、企業はこの段階から収集は可能となります。現実的には、年末調整の段階での収集がほとんどかとおもわれます。

会社は従業員等からマイナンバーを収集する必要があります。

提供を求める

会社は本人等へマイナンバーの提供を求めることができます。もしも、こばまれた場合、強制はできませんが雇用や給与支払の手続きで必要ということで説得してください。それでも拒まれたら、各役所に相談となります。

提供を求める時期

手続きごとの必要時にもらうことが原則ですが、例えば年末調整のため事前に受け取ることはできます。新入社員の場合、入社時や内定通知の段階となります。

マイナンバーを収集する場合の注意事項

※収集とは集める意志をもって自己の占有に置くことをいいます。

下のものなどは全て収集にあたります。

  1. マイナンバーを記載したメモを受け取ること
  2. 聞き取ったマイナンバーをメモすることやノートに書き写すこと
  3. パソコンに入力した番号をプリントアウトすること

事務担当者は、その担当する個人番号関係事務以外の目的(要するに税金申告や社会保険申請など)で、他の従業員等のマイナンバーを収集することはできない。

上司などが取り扱うときの注意点

マイナンバーを上司に提出しその上司が本人確認をします。その後、当該上司が取りまとめて経理に渡す場合などが多くあるとおもいます。

その際、上司はマイナンバーを手元に残してはなりません。そのまま経理に受け渡す必要があります。

マイナンバーの保管・保存義務等も法律で決められています。

保管

取得したマイナンバーは、マイナンバー法で規定された事務に使う場合に限って、保管し続けることができます。

例外:親が子供の番号を保管するなど、同一世帯の家族の場合等は除く。

雇用している場合など継続した利用を行う場合

雇用契約をしている等で継続的な関係がある場合、継続的な保管は可能となります。住所変更のたびに本人から提供を受けるのは現実的ではありません。


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