マイナンバー制度とは

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/10/07

マイナンバーの概要

従業員、外注の作業員、税理士、社労士等 給与や報酬を支払う者からマイナンバーを取得する必要があります。

マイナンバーは2015年10月から番号が通知され、2016年1月からその番号が利用開始となります。

国税 2016年~ 雇用保険 2016年~ 健康保険・厚生年金 2017年~

と手続きにより運用開始時期は異なります。

マイナンバーは平成27年10月から住民票の住所地に、世帯分まとめて簡易書留で郵送されます。
住民票があるかどうかなので、永住者なども対象です。

通知カード

これが「通知カード」と言われるもの。

その中にしばらくは無料の手続き用紙が入っておりますが、それが個人番号カードの発行用紙です。今のところ任意ですが、将来的には強制発行となるかも?

会社はその後、通知カードの番号を従業員及び扶養家族の分収集していく必要があります。そのときに本人身分確認等が必要となります。

ただ、番号カードそのものは、無くすと大変なので、社内で完全に取り扱いの担当者を決めて紙などに書き写し、金庫にしまうとかが一番間違いない気がしますが・・・。

パソコンだと流出の恐れもありますし。そのあたりのセキュリティ対策を各会社どうするかです。また事務所自体の人の出入りやセキュレティ会社を委託しているかなどです。

 

マイナンバー法とは

マイナンバーは、マイナンバー法により各個人に振られる番号ですが、基本的に個人番号と法人番号からなりたちます。

個人番号は住民票がある者(外国籍でも)に、2015年10月から市役所(区役所)から世帯ごとにまとめて簡易書留で送られてきます。住民票上の住所のため、書類を受け取れるようにしておく必要があります。

基本的に生涯変わりませんが、情報漏えい等必要がある場合、変更できます。

1、まず個人番号12ケタを通知カードで付与→その後、希望者は個人番号カードを発行できます(現在、発行は本人の任意)

2、法人番号13ケタ(法人に対しても登記番号を元に番号が付与されます)

利用範囲

マイナンバーの利用範囲は決まっております。以下の3つです。

  1. 社会保障(年金や健康保険)
  2. 税(税金の支払)
  3. 防災(大震災の場合の身元確認等)

会社内でマイナンバーを利用する者

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

個人番号関係事務実施者

2つの言葉は覚えておく必要があります。

1、個人番号利用事務実施者・・・業務でマイナンバーを利用 主として行政機関

2、個人番号関係事務実施者・・・補助的にマインバーを取り扱う者 主として民間企業(会社など)

関係事務 という文言は関係者ととらえておけばよろしいかとお思います。通常、従業員を雇用している会社やその番号で手続きを行う税理士・社会保険労務士などを言います。

マイナンバーを利用する主なもの

会社内でマイナンバーを扱うと思われるところです。

1、経理 源泉徴収、特別徴収、社会保険料支払、法定調書

2、人事総務 雇用保険、社会保険関係の届出

3、営業 例:外注や委託先などで法定調書が必要な場合

注意)従業員とその家族だけでなく、外注や税理士、社会保険労務士など個人に対して支払いをする場合(つまり法定調書を作成するもの)は、全てマイナンバーが必要となります。

マイナンバーの取得時に必要な番号確認・身元確認

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

マイナンバーを取得する際は、本人に利用目的(税金や健康保険・年金等の手続き内容を具体的に)を明示するとともに、他人へのなりすましを防止するために厳格な本人確認を行う必要があります。

本人確認の方法

番号確認と身元確認の2つが必要となります。

マイナンバーを取得する際、正しい番号であることの確認(番号確認)と、現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)が必要となります。

原則としての確認方法
① 個人番号カード→通知カードが届いた後、本人が役所で発行することが必要(1枚で可。番号確認と身元確認の両方ができます)

② 通知カード 役所から最初に送られてくるもの(番号確認)と運転免許証などが必要(身元確認)

③ 個人番号の記載された住民票の写し※など(番号確認)と、運転免許証など(身元確認)

のいずれかの方法で確認する必要があります。

※住民票にもマイナンバーは記載されます。

 

雇用関係にある場合の本人確認

雇用関係(従業員)で、本人に相違ないことが明らかに判断できる(普通は、新入社員以外わかると思います)と個人番号利用事務実施者(会社)が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます(ただし、雇用中でも、初回のみは本人確認を行う必要があるという意見ありー確認中)

 

また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります(提示等してもらう必要があります)

内定時のマイナンバー取得

明確な規定はありませんが、雇用契約の締結時や内定通知を出す段階でマイナンバーの提供を求めることができると解されます。

 

出社できない場合、家族などからのマイナンバーの提供

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

長期療養中などで、出社できない従業員などの場合家族(代理人)からマイナンバーの提供を受けることになります。

この場合、代理人 と 本人両方の厳格な確認が必要となります。

代理人からのマイナンバーの提供

代理人からマイナンバーの提供を受ける場合は、①代理権 ②代理人の身元 ③本人の番号の3つを確認する必要があります。

原則として、以下の3つの手続きとなります。
① 代理権の確認は、法定代理人の場合は戸籍謄本など、任意代理人の場合は委任状

② 代理人の身元の確認は、代理人の個人番号カード、運転免許証など

③ 本人の番号確認は、本人の個人番号カード、通知カード、マイナンバーの記載された住民票の写しなど

代理人及び本人の個人番号で確認を行いますが、これらの方法が困難な場合は、他の方法も認められます。

雇用関係にある場合の在職中の手続き

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

原則として、マイナンバーが必要な手続きは、その都度、本人確認を行う必要があります。

つまり、手続きのたびに番号を提出してもらって確認するのが原則です。

例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。

2回目以降の番号提供

ただし、2回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回にj従業員の本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません(つまり、会社は前に本人からもらっている番号を保管しておいて、再利用できるということ)。

また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認(免許証など)のための書類の提示は必要ありません。

雇用関係であれば、前に通知を受けた個人番号をそのまま利用できるということです。

従業員の家族のマイナンバー取得の注意点

投稿日:2015/05/28 最終更新日:2015/06/12

従業員の扶養家族のマインバー取得について

従業員の扶養家族(例:専業主婦の奥さん)の本人確認を会社が行う必要があるかどうかは、各制度の中で扶養家族のマイナンバーを提供することが誰に義務づけられているのかによって異なります。

税の年末調整

例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。

この場合、事業主が扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

社会保険の第3号被保険者

一方、国民年金の第3号被保険者の届出では、従業員の配偶者(第3号被保険者)本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。

通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。

原則通りですと、従業員と配偶者の関係を示す戸籍謄本と従業員・本人の個人番号カードなどを確認する形です。

なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられますが、この辺りはもう少し実務的なやり方が出てくるとおもいます。

マイナンバーを従業員から収集・保管する際の注意点

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/12

マイナンバーは2015年10月から各世帯に送られてきますので、企業はこの段階から収集は可能となります。現実的には、年末調整の段階での収集がほとんどかとおもわれます。

会社は従業員等からマイナンバーを収集する必要があります。

提供を求める

会社は本人等へマイナンバーの提供を求めることができます。もしも、こばまれた場合、強制はできませんが雇用や給与支払の手続きで必要ということで説得してください。それでも拒まれたら、各役所に相談となります。

提供を求める時期

手続きごとの必要時にもらうことが原則ですが、例えば年末調整のため事前に受け取ることはできます。新入社員の場合、入社時や内定通知の段階となります。

マイナンバーを収集する場合の注意事項

※収集とは集める意志をもって自己の占有に置くことをいいます。

下のものなどは全て収集にあたります。

  1. マイナンバーを記載したメモを受け取ること
  2. 聞き取ったマイナンバーをメモすることやノートに書き写すこと
  3. パソコンに入力した番号をプリントアウトすること

事務担当者は、その担当する個人番号関係事務以外の目的(要するに税金申告や社会保険申請など)で、他の従業員等のマイナンバーを収集することはできない。

上司などが取り扱うときの注意点

マイナンバーを上司に提出しその上司が本人確認をします。その後、当該上司が取りまとめて経理に渡す場合などが多くあるとおもいます。

その際、上司はマイナンバーを手元に残してはなりません。そのまま経理に受け渡す必要があります。

マイナンバーの保管・保存義務等も法律で決められています。

保管

取得したマイナンバーは、マイナンバー法で規定された事務に使う場合に限って、保管し続けることができます。

例外:親が子供の番号を保管するなど、同一世帯の家族の場合等は除く。

雇用している場合など継続した利用を行う場合

雇用契約をしている等で継続的な関係がある場合、継続的な保管は可能となります。住所変更のたびに本人から提供を受けるのは現実的ではありません。

マイナンバーを利用する際の注意点

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/12

原則として、利用目的以外に利用することは禁止

マイナンバーを利用できるのは、通常は税と社会保険の分野のみです。

人の同意があったとしても、定められた利用目的以外の利用はできません。

ここは個人情報保護法とは違いますので、注意してください。

例外的に利用が認められる場合

  1. 人の生命・身体又は財産の保護のため
  2. 激震災害発生時等、金融機関が金銭の支払をするため

利用目的の変更を本人に通知することで利用できる場合

当初の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内は認められます。

例えば、雇用保険の手続きを行うため収集したマイナンバーを社会保険の手続きに使ったり、給与所得の源泉徴収票作成に利用する場合などです。

 

出向や転籍の場合とマイナンバー収集

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/11

出向・転籍先の事業者にマイナンバーを提供することや、出向・転籍元の事業者から取得することは、違反となります。

出向・転籍先の事業者が、直接本人から提供を受ける必要があります。

マイナンバー税、社会保障、災害時のみに提供できますが、出向・転籍は入っていないのです。

ただし、従業員本人が、共有のデータベースに入っているデータ(勿論データは会社ごとで他の会社は見れない)を、本人の意志に基づく操作によって出向先に自分の特定個人情報を移動させる方法を取れば違反になりません。会社が勝手に移すのは駄目だと言うことです。

マイナンバーの破棄

投稿日:2015/05/29 最終更新日:2015/06/12

廃棄する義務

マイナンバー関係の事務を処理する必要がなくなった場合、所管法令の保存期間を経過した場合(7年など)、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

ただし、マイナンバー部分を完全にマスキング又は削除すれば、そのまま保管を継続できます。

廃棄のタイミング

期末や年度末など、各企業に任せられていますが、できるだけ速やかになります。

 

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